Cum utilizez aplicatia Facturier in magazin?

In cadrul magazinului tau MerchantPro ai la dispozitie aplicatia Facturier, care te ajuta sa simplifici procesele de facturare prin preluarea automata a datelor corespunzatoare comenzilor. Datorita integrarii perfecte cu fluxul de comenzi din shop, poti genera rapid facturi si chitante, pe care le poti trimite apoi catre clienti, via email, cu un singur click.

Cu ajutorul aplicatiei, vei reduce timpul necesar emiterii documentelor fiscale, crescand totodata satisfactia clientilor tai si, implicit, vanzarile magazinului tau.

Afla in continuare detalii despre cum poti instala si utiliza aplicatia Facturier in shop-ul tau MerchantPro:

• Instalare si setare
• Generarea facturilor
• Administrarea facturilor
• Setari eFactura
• Adaugarea si administrarea chitantelor
• Intrebari frecvente

Instalare si setare

Pentru a instala aplicatia, urmeaza pasii descrisi in continuare:

1. Mergi in Setari > Aplicatii si identifica aplicatia Facturier; apasa butonul Instaleaza aplicatia;

Informatii companie

2. Continua in pagina Informatii companie si bifeaza optiunea Foloseste datele contului daca vrei ca pe facturi sa fie afisate datele societatii definite in cont; daca bifezi Foloseste date diferite de companie, vei putea sa introduci alte date de identificare ale societatii decat cele definite in cont; parcurge urmatorii pasi:

• Nume societate - introdu in campul dedicat numele societatii care opereaza magazinul;
• Adresa email - introdu adresa de email a societatii;
• Numar de inregistrare - introdu numarul de inregistrare al societatii la Registrul Comertului;
• Cod Unic de Inregistrare (CUI) - introdu codul de identificare al companiei alocat in urma inregistrarii companiei la Registrul Comertului;
• Tara - selecteaza din meniul dropdown tara in care este inregistrata societatea; continua cu completarea celorlalte detalii de localizare a companiei (Judet, Oras, Cod postal, Adresa, Telefon);
• Conturi bancare - Introdu conturile bancare in care clientii pot vira contravaloarea comenzilor (Numele bancii + Cont IBAN); acestea vor fi afisate pe documentele generate;
• Platitor de TVA - activeaza optiunea in cazul in care magazinul tau este platitor de TVA; pe facturi va fi afisata o coloana corespunzatoare valorii TVA-ului;
• TVA la incasare - optiunea devine activa daca selectezi anterior Platitor de TVA si o poti activa in cazul in care magazinul tau plateste TVA la incasare; o mentiune specifica va fi afisata pe facturile fiscale;
• Capital social - introdu capitalul social sub forma in care vrei sa apara pe factura (Ex: 200 RON).

3. Apasa butonul Continua dupa verificarea tuturor informatiilor;

TIP
Pentru a putea factura simultan pe mai multe societati distincte, poti instala de mai multe ori aplicatia Facturier, creand astfel mai multe instante ale acesteia. Practic va fi necesar sa instalezi aplicatia pentru fiecare societate pe care vrei sa o folosesti pentru facturare.

Setari generale

4. Continua in pasul Setari generale si defineste preferintele de baza pentru emiterea de facturi;
5. Mergi la Serie factura si defineste seriile cu care doresti sa emiti facturi; seriile sunt de regula formate din litere si vor fi utilizate la generarea numarului de identificare al facturilor;
6. Mergi la Moneda si selecteaza din meniul dropdown moneda in care vor fi emise facturile; in cazul in care comenzile sunt exprimate in alta moneda, totalurile vor fi afisate in ambele monede;
7. Mergi la Afiseaza preturile si in moneda in care a fost plasata comanda si selecteaza Da sau Nu; in functie de optiunea aleasa, valorile pot fi exprimate atat in moneda setata in cadrul aplicatiei de facturare, cat si in moneda in care a fost plasata comanda;
8. Mergi la Permite stergerea oricarei facturi si activeaza optiunea daca vrei sa poti sterge orice factura emisa, nu doar pe cea mai recenta; stergerea anumitor facturi poate cauza inconsistente la nivel de numerotare;
9. Daca selectezi permiterea stergerii oricarei facturi, va deveni disponibila si optiunea Permite editarea numarului facturii, la activarea careia vei putea sa modifici numarul alocat in mod automat pentru o factura;
10. Continua in sectiunea Setari footer si alege setarile cu privire la zona footer a facturilor;
11. Mergi la Text detalii comanda si introdu in campul dedicat detaliile referitoare la comanda pe care vrei sa le afisezi pe facturi;
12. Mergi la Text informatii aditionale si introdu in campul dedicat orice informatii suplimentare pe care vrei sa le afisezi pe facturi;
13. Mergi la Text footer si introdu in campul dedicat textul afisat in zona foote facturii;
14. Mergi la Mod de afisare footer si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Dezactivat - pe factura nu va fi afisata zona de footer;
• Format de tip fiscal (include campuri pentru emitent si delegat) - footer-ul facturii va fi de tip clasic; aditional poti sa afisezi pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura si despre delegat;
• Format de tip semnaturi (include campuri pentru emitent) - footer-ul facturii va include zone destinate semnaturilor emitentului si destinatarului; aditional poti sa afisezi pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura.

15. Continua in sectiunea Chitantier si alege setarile in ceea ce priveste chitantele generate; activeaza butonul de tip glisor Activeaza chitantier pentru a putea seta preferintele privitoare la chitante; dupa activarea si configurarea setarii, in meniul Comenzi din panoul de control al magazinului va deveni disponibila pagina Chitantier;
16. Mergi la Serie chitanta si defineste seriile cu care doresti sa emiti chitante; seriile sunt de regula formate din litere si vor fi utilizate la generarea numarului de identificare al chitantelor;
17. Mergi la Text informatii aditionale si adauga textul care va fi afisat pe documentele generate;
18. Mergi la Mod printare chitante si alege formatul si numarul de exemplare pe care vrei sa il printezi pe pagina;
19. Apasa butonul Continua dupa verificarea tuturor setarilor si avanseaza in pasul Setari continut;

Setari continut

20. Mergi in sectiunea Setari afisare produse si alege modul in care produsele sunt afisate in cadrul facturilor;
21. Mergi la Mod afisare nume produs si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Afiseaza numele produsului - se va afisa denumirea efectiva a produsului;
• Afiseaza numele produsului si atributele - se vor afisa denumirea efectiva a produsului si atributele selectate;
• Afiseaza o denumire alternativa a produsului - se va utiliza o denumire alternativa a produsului, pe care va fi necesar sa o definesti intr-un camp aditional setat la nivel de produs.

22. Mergi la Mod afisare detalii produs si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Dezactivat - nu vor fi afisate alte informatii asociate produsului;
• Afisare personalizata - va fi afisata o serie de informatii suplimentare despre produs, conform selectiei tale; la selectarea acestei optiuni va deveni disponibila setarea Afiseaza detalii produs, unde poti selecta informatiile suplimentare de produs pe care doresti sa le afisezi (Ex: Categorie, SKU, Atribute produs etc.).

23. Mergi la Ordoneaza produsele in functie de si selecteaza din meniul dropdown una dintre urmatoarele optiuni:

• Ordinea din cart;
• Cod produs (SKU);
• Nume produs;
• Camp aditional.

24. Continua in sectiunea Continut si defineste preferintele cu privire la elementele afisate in cadrul facturilor;
25. Mergi la Format data si selecteaza formatul in care vrei sa fie afisata data pe facturi;
26. Mergi la Afiseaza data scadenta si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Nu - data scadenta nu va fi afisata pe factura;
• Da - la selectarea acestei optiuni, vei putea selecta si numarul de zile pana la scadenta; data scadentei se va calcula automat in functie de numarul de zile introdus si data generarii facturii;

27. Mergi la Afiseaza numerotare coloane si selecteaza daca vrei ca pe facturi sa fie afisata sau nu numerotarea coloanelor cu informatii;
28. Mergi la Afiseaza moneda si selecteaza pozitia in care vrei sa fie afisata moneda utilizata pe facturi:

• Langa valoare - moneda va fi afisata alaturi de valoarea comenzilor afisata pe facturi;
• In header - moneda utilizata pe facturi va fi afisata in zona de header a facturilor.

29. Mergi la Afiseaza pe factura si selecteaza daca vrei ca Data facturii sa fie afisata pe facturi;
30. Mergi la Coloane afisate si selecteaza coloanele care vor fi afisate pe facturi; ai la dispozitie urmatoarele optiuni:

• Numerotare randuri;
• Total net;
• Procent taxa;
• Valoare taxa;
• Total cu taxe.

31. Mergi la Mod de afisare reduceri si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Dezactivat - reducerile vor fi afisate pe facturi in acelasi mod in care sunt afisate in cosul de cumparaturi;
• Valoarea reducerii va fi afisata pe rand separat - pentru produsele cu reducere de pret se va afisa un rand nou pe care va fi mentionata valoarea reducerii;
• Reducerile vor fi grupate pe rand nou - toate reducerile vor fi grupate intr-un rand separat; setarea poate fi utilizata doar daca optiunea de afisare a discounturilor ca randuri noi este dezactivata la nivelul cosului de cumparaturi.

32. Mergi la Afiseaza informatii client si selecteaza datele clientului care vor fi afisate in antetul facturilor (Adresa de email, Telefon, Informatii livrare); numele clientului va fi afisat in mod automat;
33. Apasa butonul Continua dupa verificarea tuturor setarilor si avanseaza in pasul Personalizare pentru a customiza aspectul facturilor;

Personalizare

34. Mergi in sectiunea Setari template si selecteaza layoutul pe care doresti sa il folosesti pentru facturi;
35. Continua in sectiunea Setari personalizare pentru a alege preferintele de layout pentru facturi si pentru a le personaliza;
36. Mergi la Logo si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Utilizeaza acelasi logo pentru toate facturile - este necesar sa incarci in campul dedicat un logo care va fi utilizat pentru toate facturile;
• Utilizeaza logo-uri diferite pentru fiecare magazin - vei putea incarca in campurile dedicate logo-uri aferente facturilor pentru fiecare dintre magazinele tale. TIP Tipul de extensii acceptate pentru imaginile incarcate sunt png, jpg, jpeg, iar dimensiunea recomandata este: 200x50px.

37. Mergi la Familie font si selecteaza din meniul dropdown fontul care va fi aplicat pe documentele generate;
38. Mergi la Dimensiune font si selecteaza din meniul dropdown dimensiunea fontului care va fi aplicat pe documentele generate;
39. Apasa butonul Instaleaza aplicatia dupa verificarea tuturor setarilor.

Generarea facturilor

Pentru a genera facturi in mod bulk prin intermediul aplicatiei Facturier pentru comenzile plasate in magazinul tau MerchantPro, urmeaza pasii descrisi in continuare:

1. Acceseaza listing-ul de comenzi si selecteaza comenzile pentru care vrei sa generezi facturi;
2. Mergi la tab-ul Facturi si acceseaza optiunea Genereaza facturi;
3. Continua in overlayer-ul care se va deschide pe ecran si selecteaza data si seria facturii pe care vrei sa o generezi;
4. Apasa butonul Salveaza dupa verificarea tuturor setarilor.

Similar, poti genera facturi pentru fiecare comanda in parte, prin accesarea butonului Genereaza factura din dreptul acestora.

Administrarea facturilor

Dupa generarea facturilor, acestea pot fi regasite in Comenzi > Facturier, unde vor fi repartizate in mod automat pe ani; in listing-ul de facturi poti vedea de asemenea si facturile anulate, precum si pe cele stornate.

Totodata, din pagina Facturier ai posibilitatea de a realiza actiuni precum descarcarea facturilor in format PDF, descarcarea facturilor sub forma de fisier arhivat, trimiterea de email-uri catre clienti continand facturile emise, dar si operatiuni precum editarea, clonarea, stornarea, anularea, stergerea unei facturi sau adaugarea unei chitante la aceasta.

Setari eFactura

Incepand de la 1 iulie 2022, in scopul imbunatatirii colectarii impozitelor, taxelor si in special a TVA, o serie de operatori economici stabiliti in Romania si care factureaza servicii catre autoritati publice au obligatia de a transmite eFacturi catre ANAF prin sistemul RO-eFactura. In cazul in care si afacerea ta se inscrie in lista acestor companii, descopera in continuare setarile din sistemul MerchantPro care iti permit sa generezi eFactura.

NOTE
eFactura este un fisier XML care contine informatii codificate si standardizate si care este generat odata cu factura fiscala clasica. Fisierul poate contine informatii care nu sunt vizibile pe formatul tipic al facturii. eFactura nu trebuie confundata cu factura in format electronic, care este o replica a celei tiparite sau tipizate.

Activarea in paginile de produs a campurilor pentru codurile NC si CPV

In sistemul MerchantPro poti activa la nivel de produs campurile pentru codurile NC (Nomenclatura Combinata) si CPV (Vocabularul Comun de Achizitii), necesare a fi completate in cazul produselor care se incadreaza intr-una dintre categoriile de produse definite de ANAF; activarea se face dupa cum urmeaza:

1. Acceseaza Setari > Setari sistem;
2. Mergi la setarea Activeaza codul NC si activeaza butonul de tip glisor daca vinzi produse cu risc fiscal catre operatori economici privati, pentru a asocia codurile din Nomenclatura Combinata (NC) pe factura electronica emisa;
3. Mergi la setarea Activeaza codul CPV si activeaza butonul de tip glisor daca vinzi produse cu risc fiscal catre institutii publice, pentru a asocia codurile din Vocabularul Comun de Achizitii (CPV) pe factura electronica emisa;
4. Apasa butonul Salveaza dupa verificarea tuturor setarilor.

Dupa activarea codurilor NC si CPV, la nivelul paginilor de produs vor deveni disponibile in sectiunea Organizare catalog campurile Cod NC si Cod CPV, unde poti selecta categoriile predefinite de ANAF din care fac parte articolele respective.

Exportul fisierelor eFactura

Pentru a exporta fisierul eFactura generat prin aplicatia Facturier urmeaza pasii de mai jos:

1. Mergi in Comenzi > Facturier;
2. Selecteaza factura sau facturile dorite;
3. Apasa butonul Export Efactura;
4. Salveaza fisierul in computer pentru a-l incarca ulterior in sistemul ANAF, conform instructiunilor de pe site-ul institutiei.

Adaugarea si administrarea chitantelor

Pentru a adauga chitante facturilor emise in magazin prin aplicatia Facturier, mergi in pagina Facturier la meniul Mai multe optiuni din dreptul unei facturi si acceseaza optiunii Adauga chitanta; informatiile din chitanta vor fi completate in mod automat de sistem pe baza datelor din factura.

In cadrul paginii Chitantier ai posibilitatea de a filtra chitantele dupa criterii precum Status (emise/anulate), Numar chitanta, Numar factura, Client, Perioada si Serie chitanta. Din acelasi listing poti edita, anula sau sterge chitantele si, de asemenea, le poti descarca in format PDF.

Intrebari frecvente

Descopera in continuare raspunsuri la cateva dintre cele mai frecvente intrebari din partea utilizatorilor:

Daca nu sunt platitor de TVA, ce trebuie sa setez in aplicatie?

In cazul in care societatea ta este neplatitoare de TVA, atunci in setarile aplicatiei Facturier tot ce trebuie sa faci este sa nu selectezi optiunea Platitor de TVA; descopera mai multe detalii in capitolul despre instalarea si setarea aplicatiei Contabilitate.

Cum pot factura pe firme diferite?

Pentru a putea factura pentru mai multe firme diferite, este necesar sa instalezi aplicatia de mai multe ori in magazin si sa adaugi in setari datele de facturare ale fiecarei societati in parte.

La a doua instalare a aplicatiei, pe ecran se va deschide un overlayer care contine setarea Aceasta aplicatie este deja instalata. Ce doresti sa faci?, cu optiunile:

• Sa actualizez datele aplicatiei existente - poti actualiza datele introduse pentru prima societate adaugata;
• Sa creez o instanta noua a aplicatiei - poti adauga datele unei noi societati si sa configurezi specific setarile aplicatiei.

Cum pot sa afisez cota TVA pe facturi?

Pentru afisarea cotei TVA pe facturile emise prin Facturier este necesara selectarea optiunii Valoare taxa din pasul Setari continut, la instalarea/actualizarea setarilor aplicatiei.

Cum pot edita numarul facturii?

Pentru a edita sumarul facturii, este necesar sa deschizi pagina de actualizare a setarilor aplicatiei, iar in pasul Setari generale sa selectezi optiunea Permite stergerea oricarei facturi; dupa selectarea acestei optiuni, va deveni activa si optiunea Permite editarea numarului facturii, pe care va trebui sa o selectezi. Ulterior acestei setari, vei putea sa setezi un nou numar pentru facturi, urmand ca viitoarele facturi sa fie generate pornind de la valoarea respectiva.

Cum afisez pe facturi o alta denumire pentru produse?

In cazul in care doresti sa afisezi pe facturi o denumire alternativa pentru produse, este necesar mai intai sa creezi si sa setezi un camp aditional pentru produsele respective. Ulterior, din pasul Setari continut al setarilor aplicatiei, mergi la optiunea Mod afisare nume produs si selecteaza optiunea Afiseaza o denumire alternativa a produsului, dupa care selecteaza denumirea respectiva din meniul Preia denumirea produsului din campul aditional.

Cum setez sa apara si codul SKU pe facturile emise?

Pentru a permite afisarea codului SKU pe facturile emise, mergi in pasul Setari continut din setarile aplicatiei de contabilitate la Afiseaza detalii produs si selecteaza din meniu SKU; aditional, ai la dispozitie si optiunile SKU, Categorie si SKU, Atribute produs.