Cum utilizez SmartBill in magazinul meu online?

Aplicatia SmartBill, disponibila in panoul de control al magazinului tau MerchantPro, iti ofera posibilitatea de a-ti conecta shop-ul eCommerce la platforma de facturare si gestiune a stocurilor SmartBill; astfel, vei putea sa emiti, sa stergi si sa anulezi facturile create direct din dashboard-ul magazinului tau, fara a mai fi necesar sa transferi manual datele din comenzi, dar si sa actualizezi in mod automat stocurile din magazin datorita sincronizarii cu platforma SmartBill.

Afla in continuare cum iti poti conecta magazinul la platforma SmartBill.

• Instalarea aplicatiei
• Generarea facturilor
• Editarea si stergerea unei facturi
• Sincronizarea stocurilor

Instalarea aplicatiei

Pentru a incepe sa facturezi prin SmartBill, instaleaza si seteaza aplicatia urmand pasii de mai jos:

1. Acceseaza Setari > Aplicatii;
2. Mergi la aplicatia SmartBill si apasa butonul Instaleaza; in continuare va trebui sa parcurgi cele 3 etape ale procesului de instalare:

Date de autentificare

3. Continua in pagina Date de autentificare si finalizeaza conectarea magazinului la platforma SmartBill; este necesar sa completezi urmatoarele campuri:

• Utilizator/Email - adauga numele de utilizator sau adresa de email folosita pentru conectarea in interfata SmartBill;
• Token - introdu tokenul asociat contului tau de utilizator; acesta este disponibil in contul SmartBill, in sectiunea Integrari din meniul Contul meu, zona dedicata pentru Informatii API;
• CIF - introdu codul de identificare fiscal al firmei care va emite facturile (setat si in contul SmartBill).

4. Apasa butonul Continua dupa verificarea tuturor setarilor; sistemul te va directiona catre pagina Alegere module;

Alegere module

5. Mergi in sectiunea Alegere module si alege daca vrei sa activezi optiunea de generare a facturilor;
6. Mergi la Actualizeaza stocurile din magazin in functie de stocurile din sistemul ERP si selecteaza daca doresti sau nu sa actualizezi stocurile magazinului pe baza celor existente in SmartBill; la selectarea optiunii Da, in pagina devin disponibile si setarile Actualizeaza stocurile din magazin folosind modulul SmartBill "Sincronizare Stocuri" (token-ul necesar sincronizarii automate este disponibil in contul tau SmartBill, la accesarea Integrari > Sincronizare stocuri), respectiv Actualizeaza automat stocurile (stocurile din cadrul magazinului vor fi actualizate automat din ora in ora).

NOTE
La activarea setarii Actualizeaza automat stocurile, in pagina Aplicatiile mele din panoul de control al magazinului va deveni disponibil in dreptul aplicatiei SmartBill butonul Sincronizeaza stocurile, care iti permite inclusiv sa sincronizezi in mod manual stocurile produselor din shop cu cele incarcate la nivel de gestiuni din contul tau SmartBill.

7. Continua in sectiunea Setari gestiuni; utilizarea gestiunii de stoc va avea ca efect descarcarea stocului la emiterea facturii si reincarcarea stocului in momentul in care o factura este stearsa sau anulata;

8. Mergi la Camp identificare ERP si selecteaza sistemul ERP prin intermediul careia este realizata comunicarea cu SmartBill;

9. Mergi la Identificator produs utilizat in magazin si selecteaza identificatorul de produs utilizat la descarcarea/reincarcarea produselor din/in stoc; pentru ca sincronizarea stocurilor sa fie realizata in mod corect, identificatorul produselor din SmartBill trebuie sa fie identic cu cel din magazin (SKU sau EAN);

10. Mergi la Descarca gestiunea la finalizarea facturii si selecteaza una dintre optiunile:

• Fara descarcare de gestiune - nu se va transmite nicio informatie pentru campul Gestiune; optiunea este recomandata pentru situatia in care nu este necesara descarcarea gestiunii;
• Foloseste gestiune comuna pentru toate produsele - gestiunea selectata in campul Depozit principal va fi trimisa catre facturare, pentru toate produsele.

NOTE
In cazul in care folosesti aplicatia Gestiuni multiple, vei avea posibilitatea sa trimiti catre SmartBill gestiunea distincta, definita la nivelul fiecarui produs. Dupa instalarea si configurarea aplicatiei Gestiuni multiple, mergi in aplicatia SmartBill din panoul de control al magazinului si selecteaza optiunea Foloseste denumirea locatiei din care a fost alocat produsul (necesita instalarea aplicatiei Gestiuni multiple). Ulterior va fi necesar sa mapezi gestiunile definite in sistemul MerchantPro pe gestiunile existente in sistemul SmartBill.

11. Apasa butonul Continua si mergi in pagina Setari facturare;

Setari facturare

12. Continua in sectiunea Preferinte facturare si seteaza preferintele aditionale cu privire la procesul de facturare:

• Limba factura - poti seta emiterea facturilor in romana, germana, franceza, engleza, italiana, spaniola si maghiara;
• TVA la incasare - activeaza aceasta optiune in cazul in care magazinul tau plateste TVA la incasare; o mentiune specifica va fi afisata pe facturile fiscale;
• Include cost transport - activeaza aceasta setare daca vrei sa incluzi costul de transport pe factura;
• Afiseaza data scadenta - poti selecta daca data scadentei va aparea pe factura sau nu; daca alegi sa afisezi data scadenta, vei putea selecta in optiunea Zile pana la scadenta numarul de zile pana la implinirea scadentei (maximum 30 de zile);
• Salveaza produs - prin activarea acestei optiuni, produsul va fi salvat in sistemul SmartBill in momentul generarii facturii;
• Salveaza client - prin activarea acestei optiuni, clientul va fi salvat in sistemul SmartBill in momentul generarii facturii;
• Salveaza si afiseaza pe factura adresa de email a clientului - prin activarea acestei optiuni, adresa de email a clientului va fi salvata in sistemul SmartBill si va fi afisata pe facturi;
• Trimite factura pe email clientului - prin selectarea acestei optiuni, factura va fi trimisa pe adresa de email a clientului;
• Text footer - textul introdus in campul dedicat va fi afisat in zona de footer a facturii.

13. Tot in cadrul sectiunii Preferinte facturare, mergi la Mod de afisare footer si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

• Format de tip fiscal (include campuri pentru emitent si delegat) - footer-ul facturii va fi de tip clasic; aditional poti sa afisezi pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura si despre delegat, in cadrul optiunilor specifice care devin disponibile la selectarea optiunii;
• Format de tip semnaturi (include campuri pentru emitent) - footer-ul facturii va include zone destinate semnaturilor emitentului si destinatarului; aditional poti sa afisezi pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura, in cadrul optiunii specifice care devine disponibila la selectarea optiunii;
• Dezactivat - pe factura nu va fi afisata sectiunea de footer.

14. Continua in sectiunea Setari afisare produse si alege modul in care produsele sunt afisate in cadrul facturilor;
15. Mergi la Mod afisare nume produs, unde ai urmatoarele optiuni:

• Afiseaza numele produsului - se va afisa denumirea efectiva a produsului;
• Afiseaza numele produsului si atributele - se vor afisa denumirea efectiva a produsului si atributele selectate de client la plasarea comenzii pentru respectivul produs (ex: Pantofi sport Nike, 42, Rosu);
• Afiseaza o denumire alternativa a produsului - se va utiliza o denumire alternativa a produsului, pe care va fi necesar sa o definesti intr-un camp aditional setat la nivel de produs; denumirea va fi afisata pe factura.

16. Mergi la Mod afisare detalii produs, unde ai urmatoarele optiuni:

• Afisare personalizata - se vor afisa o serie de informatii suplimentare despre produs, conform selectiei tale din campul dedicat care va deveni disponibil la selectarea acestei optiuni; poti selecta urmatoarele informatii: Categorie, SKU, Atribute produs, SKU si categorie, SKU si atribute produs;
• Dezactivat - nu se vor afisa alte informatii asociate produsului.

17. Apasa butonul Salveaza dupa verificarea tuturor setarilor.

Generarea facturilor

Dupa efectuarea setarilor aplicatiei SmartBill, parcurge pasii necesari generarii de facturi in cadrul magazinului tau MerchantPro, dupa cum urmeaza:

Generarea facturilor din listing-ul de comenzi

1. Mergi in meniul Comenzi si acceseaza pagina Comenzi in asteptare;
2. Selecteaza una sau mai multe comenzi si acceseaza apoi tab-ul Facturi, dupa care da click pe optiunea Genereaza facturi;
3. In overlayer-ul Genereaza factura, selecteaza SmartBill si completeaza data si seria facturii;
4. Apasa butonul Salveaza dupa verificarea tuturor setarilor.

Generarea facturilor din pagina de editare comenzi

1. Mergi in meniul Comenzi si acceseaza pagina Comenzi in asteptare;
2. Acceseaza butonul Editeaza din dreptul comenzii pentru care vrei sa generezi factura;
3. In pagina de editare a comenzii, mergi la sectiunea Genereaza factura; selecteaza SmartBill;
4. Apasa butonul Salveaza dupa verificarea tuturor setarilor.

TIP
Facturile SmartBill emise nu vor fi listate in pagina Facturier din magazin, ci vor fi afisate doar in listing-ul de comenzi - in dreptul fiecarei comenzi - si in cadrul contului tau SmartBill.

Editarea si stergerea unei facturi

Editarea informatiilor introduse pe o factura generata prin SmartBill este posibila exclusiv din contul tau creat in platforma SmartBill.

In schimb, pentru a sterge din panoul de control al magazinului o factura generata prin SmartBill, urmeaza pasii de mai jos:

1. Mergi in listing-ul de comenzi;
2. Apasa butonul Vizualizeaza factura din dreptul comenzii a carei factura doresti sa o stergi;
3. In overlayer-ul care se va deschide pe ecran, apasa butonul Sterge (Atentie: actiunea este ireversibila);

NOTE
Operatiunea de stergere a unei facturi este posibila doar in cazul ultimei facturi SmartBill pe care ai generat-o in magazin.

Sincronizarea stocurilor

Integrarea permite de asemenea sincronizarea stocurilor din SmartBill cu cele din magazin, prin activarea optiunii de sincronizare a stocurilor din aplicatia disponibila in sistemul MerchantPro; sincronizarea se realizeaza in mod automat si bi-directional (ex: in momentul facturarii unei comenzi in magazinul online, produsul va fi scazut atat din stocul magazinului, cat si din stocul SmartBill, respectiv daca facturarea va fi realizata din platforma SmartBill, modificarea de stoc va fi inregistrata si in magazinul online).

In cazul in care nu activezi optiunea pentru sincronizarea stocurilor, sincronizarea va fi realizata doar unidirectional, respectiv facturarea in magazin va produce actualizarea stocului in SmartBill, insa nu va functiona si in sens invers.

Sincronizarea stocurilor are loc instant in momentul realizarii unei actiuni de modificare a stocurilor (ex: generare factura, modificare directa a stocului).

Trimiterea automata a stocurilor pentru actualizare din SmartBill catre platforma MerchantPro are loc in urmatoarele situatii:

• La incarcarea gestiunii - stocul din gestiune va suprascrie stocul din cadrul magazinului;
• La stergerea gestiunii din contul SmartBill - stocul din cadrul magazinului devine 0;
• La generarea unei facturi direct in contul SmartBill - ex: daca initial stocul produsului facturat era de 20 de bucati si se genereaza in contul SmartBill o factura cu 2 bucati, stocul din cadrul magazinului se va actualiza la 18 bucati;
• La stergerea unei facturi - stocul va fi restaurat prin trimiterea stocului curent al produsului, la care se adauga bucatile incluse pe factura stearsa.

TIP
In dashboard-ul MerchantPro ai posibilitatea de a realiza inclusiv sincronizarea manuala a stocurilor, prin apasarea butonului Sincronizeaza produsele din dreptul aplicatiei Smartbill, in cadrul paginii Aplicatiile mele.