18 metode care te ajuta sa fii mai productiv

24 februarie 2016

Probabil ca ai ceva mai urgent de facut decat sa citesti acest articol! Dar dintr-un motiv sau altul ai nevoie sa afli cum poti scapa de obiceiul prin care amani mereu lucrurile si cum poti sa eficientizezi rezolvarea lor pe parcursul unei zile. 

Am facut pentru tine o lista a celor mai populare metode de acest tip. Afla mai jos!

  1. Prioritizeaza

In primul si in primul rand, desi probabil stii asta dar nu vrei sa o recunosti, prioritizarea activitatilor este vitala. Nu doar prioritizarea lucrurilor marunte (pentru ca nu-i asa stim cu totii ca uneori pare mai important sa iti faci ordine in newslettere decat sa termini acel raport), dar mai ales a celor majore si urgente.

Daca ai inceput sa citesti, inseamna ca esti deja dispus sa iti schimbi rutina, asa ca nu vom pune acccent pe acest lucru, insa tinem sa evidentiem motivul pentru care ai nevoie sa iti amintesti mereu de necesitatea unei schimbari: pentru ca munca sa dureze mai putin si sa ai mai mult timp pentru tine.

*

Am gasit acest infografic haios pe care ti-l recomandam. Noi l-am parcurs impreuna cu colegii din birou si ne-am dat seama ca suntem atat de diferiti. Intra sa vezi si tu in ce categorie te regasesti: Themetapicture.com/a-field-guide-to-procrastinators – si apoi trimite-l mai departe prietenilor.

*

Acum, scrie o lista cu activitatile neprioritare pe care le faci ca sa evititi ceea ce este important de facut. Aici pot fi enumerate: verificarea relelor social media, verificarea emailului, pauzele pentru gustari, pauzele pentru selfie-uri, telefoanele catre cunoscuti.

In continuare, hai sa gasim impreuna o solutie pentru a repartiza aceste activitati neprioritare, printre cele cu adevarat importante. Exista mai multe modele de lucru te ajuta sa alternezi perioadele de munca cu cele de pauza, pentru a-ti oferi sansa de reincarcare a bateriilor si relaxare a ochilor.

Atentie! Respecta perioadele de timp si nu trisa!

Tehnica Pomodoro: (25 de minute de lucru + 10 minute de pauza) – pe scurt, seteaza o alarma peste 25 de minute, timp in care lucreaza fara nici un fel de intreruperi; dupa 4 seturi Pomodoro, poti lua o pauza mai lunga. Aici un video scurt de 1:00 care explica cum functioneaza: https://www.youtube.com/tehnica-pomodoro.

Tehnica Merlin Mann: (10 minute de munca + 2 minute de pauza)*5 – are scopul de a te ajuta sa sari peste pauzele mari de timp si sa profiti doar de cele 2 minute pentru a-ti verifica contul de Facebook sau emailul.

  1. Fa ordine pe birou si spatiul de lucru

Sunt atatea obiecte care iti distrag atentia si iti incarca mintea inutil. Muta-le in sertar, ordoneaza-le pe categorii si lasa pe masa doar obiectele de strica necesitate. Fa o curatenie saptamanala, sa zicem joi, si te vei simti mai energizat.

  1. Mananca intai cea mai mare broasca

Suna ciudat, dar este vorba de fapt despre cea mai grea si urata activitate pe care o ai de facut in ziua respectiva. Amanarea rezolvarii unui task va reusi doar sa iti creasca nivelul de stres, vei gasi de-a lungul zilei altceva de facut pentru a evita rezolvarea problemei si in final vei fi doar mai agitat deoarece o ai inca pe lista. Asa ca rezolva intai task-ul care nu iti place, apoi treci linistit la lucruri mai placut de rezolvat.

  1. Imparte un task mare in mai multe task-uri mai mici

Aloca cate o perioada de timp si un deadline pentru fiecare mini-task. Chiar daca vei depasi cu cateva minute sau eventual cateva ore un deadline, cel putin ai fost presat sa il termini cat mai repede. Altfel ar fi putut dura poate si de 10 ori mai mult.

  1. Invata sa spui „NU”

Uneori trebuie sa refuzi din start micile intreruperi, intrebari, rugaminti de ajutor care iti intrerup sirul gandirii. Este mai simplu si mai eficient ca timp sa termini ce ai Tu urgent de facut si apoi sa te ocupi de alte probleme. Sau, si mai bine, deleaga pe cineva sa le rezolve.

Tot din categoria lui Nu face parte si strategia Toate Gadgeturile Oprite. Ti se intampla sa scrii un articol, sa editezi un contract sau sa ai conversatie pe Skype si in acelasi timp sa iti bazaie notificarile de pe telefon, mesaje social media, alerte de email pe calculator si asa mai departe? Alege o perioada din zi in care sa opresti notificarile sau, mai simplu, sa duci in alta incapere orice aparat care iti poate distrage atentia. Vei fi uimit de cat de mult te vei putea concentra la activitatile importante! Evita totusi sa faci acest lucru atunci cand astepti un telefon important.

Inca un sfat: daca nu te poti abtine de la naviga pe net, deconeteaza-te de la retea; daca nu te poti opri din umarit filme la televizor, ascunde telecomanda.

  1. Eficientizeaza procesele, indiferent de tipul acestora

Adica fii mai bun in ceea ce faci. Daca ai nevoie sa asezi date intr-un tabel si sa le analizezi, foloseste formule de calcul si alerte, nu fa o ruti din a adauga si calcula date manual. Vei castiga enorm de mult timp in acest fel!

Alte exemple ar fi:

  • impatureste-ti tricourile in doar 3 secunde: https://www.youtube.com;
  • foloseste o tastatura cu care poti tasta mai repede si un mouse cu care sa nu iti oboseasca mana;
  • atunci cand vorbesti la telefon foloseste o casca handsfree ca sa poti avea mainile libere (ex: in timp ce scrii la calculator, conduci sau faci curat);
  • salveaza in tabele diverse linkuri, descrieri, alte informatii pe care sa le poti accesa instant, fara sa le cauti pe email cate 10 minute;
  • salveaza audiente cand creezi ad-uri pe Facebook, ca sa nu le recreezi de fiecare data;
  • salveaza view-uri personalizate in Analytics, ca sa nu le recreezi ori de cate ori ai nevoie;
  • in Adwords poti personaliza asezarea coloanelor si salva filtre, ca sa le accesezi cu un singur click pe viitor;
  • creeaza alerte cu Google Alerts ca sa afli instant pe email cand a fost indexata o pagina web care contine un cuvant cheie (ex: ecommerce, black friday, concert);
  • salveaza diverse website-uri intr-un RSS reader (ex: Feedly.com) ca sa poti trece repede prin sute de articole care sunt publicate in fiecare zi; in plus, vei putea stoca zeci de site-uri pe care altfel le vei uita.

Daca ai si tu alte exemple utile, scrie-ne mai jos in comentarii.

planifica, noteaza, scrie pe agenda

  1. Testeaza diverse aplicatii

Pe telefon sau cumputer, instaleaza diverse aplicatii tip calendar, to-do lists, alerte pentru pauza, care sa te ajute sa tii evidenta timpului tau si sa rezolvi task-urile la timp.

  1. Creeaza o plansa pentru notite

Pune la vedere notite cu cele mai importante lucruri de facut si rezolva-le rapid ca sa le si poti lua de acolo. Altfel te vei obisnui sa le vezi si probabil le vei ignora in scurt timp. Poti adauga chiar si citate aspirationale precum acestea.

  1. Rezolva pe loc tot ce dureaza sub 3 minute!

Trebuie sa raspunzi la un email, sa speli 2 farfurii, sa dai un telefon sau sa faci putina ordine pe birou? Atunci rezolva-le pe loc, nu astepta. Mai tarziu te vei lovi din nou de ele.

  1. Redecoreaza

Macar odata pe an rearanjeaza spatiul de lucru, dar si cel de locuit. Vei fi mai motivat cand vei vedea optimizat spatiul, vei fi incantat de un nou obiect de decor si foarte probabil vei regasi obiecte de care ai uitat si pe care le poti utiliza din nou. Tine cont si de puterea culorilor pentru a-ti imbunatati productivitatea si creativitate. S-a dovedit faptul ca rosul creste atentia la detalii, iar albastrul intensifica creativitatea. Le poti utiliza in decoratiunile din birou, flori, imbracaminte.

  1. Schimba spatiul de lucru – birou – casa – cafenea

De multe ori parca avem nevoie de o schimbare pentru a fi productivi, este chiar dovedit acest lucru. Daca locul de munca iti permite, mai ales daca esti propriul sef si detii un magazin online, atunci odata pe saptamana ia-ti laptopul si lucreaza de pe terasa unei cafenele, din parc sau, de ce nu, din afara orasului. Te vei relaxa si concentra mai usor.

lucreaza din parc sau cafenea

  1. Fa sport, mergi in aer liber

Fie ca preferi sa faci gimnastica acasa dimineata sau sa mergi la sala seara dupa munca de birou, sportul este important pentru a te mentine in forma si a fi energic in fiecare zi. In weekend rezerva-ti timp pentru a te plimba in parc, in gradina botanica, mergi intr-o mini-excursie la munte sau la mare, viziteza rudele sau alege un city-break. De fiecare data cand schimbi mediul afli noi lucruri, descoperi noi strategii.

  1. Ai grija de sanatate si de somn

Daca te simti cam epuizat si nu te poti concentra la fel de mult ca in urma cu cateva luni, inseamna clar ca ai nevoie de somn. Ar fi bine sa te obisnuiesti sa dormi 7-8 ore pe noapte, pe o saltea comoda. A doua zi vei avea mult mai multa energie ca sa rezolvi aceleasi task-uri intr-un timp si mai scurt decat in zilele in care esti obosit. De asemenea consuma apa la fiecare 2-3 ore, deshidratarea iti poate da dureri de cap, ameteli, senzatie falsa de foame si iti scade eficienta.

  1. Curata periodic emailul

Sigur primesti constant newslettere pe care nici nu le deschizi. Un prim pas ar fi sa de dezabonezi de la cele care nu iti starnesc nici un interes. De asemenea poti crea filtre pentru ca unele sa intre direct in subfoldere, dar le poti aloca si tu manual cate o eticheta. Si nu in ultimul rand, sterge in bulk toate mesajele de care nu mai ai nevoie, cautandu-le dupa adresa de email.

  1. Redu sedintele la 20-30 de minute

Lucrurile importante pot fi spuse repede asa ca nu ai nevoie de intalniri in care pur si simplu sa pierzi vremea barfind sau gandindu-va la alte proiecte de viitor. Desi interactiunea sociala este productiva, poate ar fi mai bine sa o faci separat, intr-o pauza speciala de relaxare.

  1. Castiga timp pe drum

Daca mergi cu metroul, autobuzul sau alt mijloc de transport in comun si stai foarte mult timp pe drumuri, atunci profita de ocazie: citeste o carte pe drum, verifica stirile sau emailul de pe telefon, vorbeste cu prietenii la telefon, asculta o carte audio.

  1. Pregateste-te de seara

Inainte de a merge la culcare, pregateste-ti hainele pentru a doua zi, curata pantofii, vezi ce ai nevoie sa iei pui in geanta, pune gadgeturile la incarcat, gandeste-te ce ai putea lua la pachet pentru pranz, fa-ti bagajul pentru mers la sala si in final fa un dus rapid. A doua zi dimineata iti vei multumi :).

  1. Duminica, o privire de ansamblu

Duminica dupa-amiaza, chiar daca este vreme de relaxare, arunca o privire de listele cu task-uri de facut in urmatoarea saptamana. S-ar putea sa iti amintesti de ceva important ce ai uitat deja si vei putea trece mai repede peste momentele de panica de luni dimineata cand iti dai seama cat de multe lucruri mai sunt de facut.

optimizeaza, castiga timp

Succes! 😉 

Lasa un comentariu