Tot ce trebuie sa stii despre RO e-Factura

Incepand cu 1 ianuarie 2024, raportarea in sistemul RO e-Factura devine obligatorie in relatiile comerciale B2B (business-to-business) si B2G (business-to-government) pentru toate persoanele juridice impozabile (PFA, PFI, SRL), care livreaza bunuri si presteaza servicii in Romania.

De la data mentionata, toate facturile corespunzatoare tranzactiilor B2B si B2G trebuie transmise prin e-Factura catre ANAF, intr-un format standardizat. Masura are ca scop imbunatatirea colectarii taxelor, combaterea evaziunii fiscale si alinierea la practica din alte state membre ale Uniunii Europene. 

Ce reprezinta e-Factura?

e-Factura este o factura emisa, transmisa si validata in sistemul SPV.  Documentul este generat electronic, intr-un format structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata.

Cine are obligatia sa foloseasca sistemul RO e-Factura de la 1 ianuarie 2024?

Transmiterea facturilor in e-Factura devine obligatorie pentru toate categoriile de persoane juridice impozabile in Romania: PFA, PFI si SRL.

In aceste conditii, de la 1 ianuarie 2024 trebuie sa transmiti e-Factura daca:

• Vinzi produse sau prestezi servicii pentru institutii/companii publice (B2G);
• Vinzi produse sau prestezi servicii pentru operatori economici inregistrati in Romania (B2B);
• Oferi servicii de turism achitate cu tichete de vacanta.

Cum functioneaza e-Factura?

Noua procedura de facturare vine cu o serie de modificari esentiale:

1. Comerciantii trebuie sa isi creeze un cont in Spatiul Privat Virtual (SPV), utilizand o semnatura electronica.
2. Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in SPV in nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit;
3. Facturile vor trebui trimise catre ANAF intr-un format standardizat XML;
4. O e-Factura validata de ANAF nu poate fi modificata sau anulata. Este important ca informatiile din document sa fie integrale si corecte, deoarece transmiterea in SPV creeaza obligatia partilor sa execute tranzactia in conditiile inregistrate.

Cand trebuie transmise e-Facturile?

Dupa ce ai generat o factura fiscala, aceasta trebuie transmisa catre SPV in termen de cel mult 5 zile de la emiterea facturii.

Cum se transmite factura electronica catre RO e-Factura?

Daca ai o afacere online pe MerchantPro, poti sta fara griji, deoarece platforma este integrata cu sistemul RO e-Factura.

Daca nu ai la dispozitie o integrare pentru generarea si trimiterea catre ANAF a documentelor in sistem e-Factura, poti utiliza si aplicatia pusa la dispozitie pe site-ul Ministerului Finantelor, pentru a completa datele necesare si a genera factura in formatul XML acceptat.

Pe site-ul Ministerului Finantelor poti regasi raspunsuri la cele mai frecvente intrebari despre RO e-Factura.

In ce ordine trebuie trimisa factura catre e-Factura, respectiv catre client?

La aceasta data nu exista nicio regula in aceasta privinta. Factura poate fi transmisa clientului sau catre sistemul e-Factura in ce ordine doresti.

Este important sa retii faptul ca o factura deja trimisa in sistemul national RO e-Factura nu va mai putea fi modificata sau anulata. Un client persoana juridica poate descarca e-Facturile din propriul sau cont SPV, ceea ce ii creeaza obligativitatea crearii unuia.

Etapele de implementare a sistemului e-Factura in Romania

Implementarea obligatorie a sistemului e-Factura se va derula in doua etape.

Prima etapa (1 ianuarie – 30 iunie 2024)

De la 1 ianuarie 2024, va trebui sa trimiti e-Facturile in SPV de fiecare daca cand iti vinzi produsele (inclusiv cele fara risc fiscal) catre alti operatori economici privati sau institutii publice.

Astfel, obligativitatea se aplica atat operatorilor economici – persoane impozabile stabilite in Romania – inregistrate sau nu in scopuri de TVA, cat si operatorilor economici persoane impozabile nestabilite in Romania, dar platitoare de TVA.

Exceptii de la obligatia utilizarii RO e-Factura:

• Livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara UE de catre furnizor sau de alta persoana in numele acestuia;
• Livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara UE de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in numele acesteia, cu exceptia bunurilor transportate de cumparator insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui altui mijloc de transport de uz privat;
• Livrarile intracomunitare de bunuri.

Pentru a permite comerciantilor sa se acomodeze cu noul sistem, in perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in RO e-Factura nu va fi sanctionata.

A doua etapa (de la 1 iulie 2024)

Incepand cu 1 iulie 2024, vor fi considerate documente acceptate pentru justificarea unei tranzactii doar facturile in format XML si incarcate in SPV.

Facturile in orice alt format (PDF, Excel etc.) nu vor mai fi luate in considerare.

De la aceasta data, netransmiterea unei facturi prin sistemul national RO e-Factura va fi considerata contraventie si va fi sanctionata cu amenda (egala cu cuantumul TVA inscris in factura).

Informatii-cheie de retinut

Asadar, iata informatiile esentiale pe care trebuie sa le ai in vedere cu privire la e-Factura:

1. De la 1 ianuarie 2024, firmele au obligatia sa transmita facturile emise prin e-Factura in relatiile B2B si B2G;
2. Data limita de transmitere prin e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii;
3. Nerespectarea prevederilor constituie contraventie si se va sanctiona cu amenzi de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru contribuabilii mari, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii si de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice si persoane fizice impozabile;
4. Perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 va fi considerata o perioada de acomodare, astfel ca in acest interval nerespectarea prevederilor care intra in vigoare la 1 ianuarie 2024 nu va fi sanctionata. Este recomandat sa utilizezi insa sistemul e-Factura de la data mentionata.

Daca ai si alte intrebari privitoare la e-Factura sau despre cum poti incepe sa o trimiti din magazinul tau MerchantPro, te invitam sa ne contactezi.